This website uses cookies to ensure you get the best experience. Learn more
Gilead Sciences Inc.

Supply Chain Specialist - Coordinateur Logistique CDD 5 mois

Kite is continuing to hire for all open roles. Our interview process may be conducted virtually and some roles will be asked to temporarily work from home. Over the coming weeks and months, we will be implementing a phased approach to bringing employees back to site to ensure the health and safety of our teams.

For Current Kite Pharma Employees and Contractors:

Please log onto your Internal Career Site to apply for this job

Job Description

Kite, a Gilead Company, is a biopharmaceutical company engaged in the development of innovative cancer immunotherapies with a goal of providing rapid, long-term durable response and eliminating the burden of chronic care. The company is focused on chimeric antigen receptor (CAR) and T cell receptor (TCR) engineered cell therapies designed to empower the immune system's ability to recognise and kill tumors. Kite is currently adding additional talent as it focuses on providing maximum access to patients with unmet needs.

Gilead Sciences Inc. is a research-based biopharmaceutical company that discovers, develops and commercialises innovative medicines in areas of unmet medical need. With each new discovery and investigational drug candidate, we seek to improve the care of patients living with life-threatening diseases around the world. Gilead’s therapeutic areas of focus include HIV/AIDS, liver diseases, invasive fungal infection, cancer and serious respiratory.

The Cell Therapy Case Manager will be a head office position based out of our Gilead FR office in Boulogne-Billancourt. The successful candidate will be responsible and accountable for the monitoring and tracking of all FR patients packed cells through each step of the cell journey to ensure the successful introduction and use of our first products.

The position will be reporting into the Business Unit Director for Cell Therapy.

Its a short term contract for 4 months.

Responsibilities (include but are not limited to):

  • Manages patient cases from site identification and patient referral through to YESCARTA and TECARTUS infusion and post infusion activities.

  • Answers incoming hotline calls from patients, facilities, and Kite Pharma™ Account Team members.

  • Demonstrates exemplary customer service to internal and external customers at all times.

  • Exceeds customer timeline commitments and productivity expectations.

  • Acts as the interface between the Kite Pharma™ Account and Quality teams regarding site identification, approval, and scheduling training.

  • Acts as the functional expert for the Kite Konnect™ Hospital Portal

  • Facilitates WebEx technology to virtually connect to center for Account Team’s site visit.

  • Attends and assists with virtual site visit training as requested by Operations Program Management.

  • Supports all activities within the Patient Identification to Leukapheresis processes; Receipt of Leukapheresis Material to Infusion processes; and the Post Infusion processes.

  • Notifies Kite Konnect™ Business Unit Director of customer complaints and responds in a timely manner.

Requirements:

  • Has worked in a role involving precise verbal and written communication related to therapies, devices, medicines, patient care or safety,

  • Strong attention to detail and rigorous data accuracy

  • Diligent, reliable and willing to ask for help from others

  • Excellent planning, organising and time management

  • Follows procedures and understands their role in operating a high quality process

  • Makes process improvement suggestions and is always looking to align and optimise

  • Proven track record of high performance

  • Demonstrated initiative, willingness to do what it takes in support of the customer

  • Ability to successfully work and collaborate across multiple teams and functions

  • Experience of using complex IT systems or IT portals in the fields of supply chain management, customer service, procurement is preferred

  • Demonstrate initiative and a willingness to work hands-on and with a sense of urgency, in a fast-paced rapidly changing environment

  • Working knowledge of regulatory and compliance

  • Strong in all our values: integrity, inclusion, teamwork, accountability and excellence.

  • Graduate-level degree is preferred

  • Fluent in English both written & Spoken

Finalité du poste

  • Assurer le circuit des cellules et du médicament depuis l'initiation de la demande de traitement jusqu'à la livraison au centre concerné pour un patient

(les coordinateurs thérapie cellulaire travaillent en collaboration étroite car sont back up les uns des autres)

Activités Principales

  • Gestion du circuit des cellules et du médicament

  • Gère à distance l’ensemble du circuit du médicament depuis l’initiation de la demande de traitement jusqu’à sa livraison

  • Assure la coordination entre les différents interlocuteurs internes (différents centres de production, de transport, qualité, « supply chain », affaires réglementaires, pharmacien responsable) et externes (interlocuteurs hôpital) et planifie chacune des étapes du flux logistique

  • Est le point de contact principal pour le client à chaque étape du processus de commande

  • Gère et coordonne : être au service du centre pour répondre au mieux à ses préoccupations

  • Garantit la traçabilité et le suivi des poches des patients selon la réglementation pharmaceutique en vigueur

  • Le cas échéant, sert d’autres marchés comme la Belgique, Suisse en complément à la France

  • Exploitation et formation au système Kite Konnect

  • Actualise en permanence le portail Kite Konnect pour garantir une coordination rapide des équipes et permettre aux différents intervenants d’accéder à tout moment à une information à jour de l’avancement du processus de fabrication des cellules et y documente toutes les demandes

  • Assure l’interface entre les responsables régionaux Thérapie Cellulaire et le Responsable Qualité dans le cadre du processus de qualification concernant la partie planification des formations Kite Konnect et tests à blanc

  • Participe à des réunions externes avec les centres qualifiés pour présenter Kite Konnect et être identifié comme point de contact logistique

  • Participe aux améliorations du système Kite Konnect

  • Gestion des commandes dans EBS

  • Gère le flux des commandes dans EBS - test des flux selon besoin

  • S’assure de la création des comptes clients et articles via le service clientèle

  • Pilotage

  • Pilote à chaque instant le flux logistique pour chaque centre et explorer les moyens d’optimisation du circuit pour assurer la livraison

  • Gère les imprévus et les urgences en adaptant et planifiant immédiatement les nouvelles étapes du processus logistique du médicament jusqu’à son administration

  • Travaille avec les équipes soignantes pour obtenir les informations/documentations administratives nécessaires

  • Met en place et suit des KPI via l’utilisation d’un tableau de bord (dashboard)

  • Assure un reporting régulier : suivi et proposition d’optimisation du process

  • Gestion relation centre et soutien au marché hospitalier

  • Se fait reconnaitre comme coordinateur logistique TC sur chaque centre et assure les interfaces tout au long du flux logistique

  • Gère les appels des centres, documente toutes les demandes, et répond en trouvant des solutions adéquates

  • Soutien ponctuel à l’équipe Com’Ops en charge du service client liés aux dossiers des marchés hospitaliers

  • Pharmacovigilance

  • Transmet immédiatement (au maximum dans les 24h ouvrées) après en avoir eu connaissance, au Département Pharmacovigilance, toute information relative aux événements indésirables et situations particulières

  • Réclamations pharmaceutiques

  • Transmet immédiatement au Département Affaires Réglementaires, toute réclamation produit pour les médicaments mis à disposition par Gilead Sciences

  • Information Médicale

  • Transmet au Département d’Information Médicale des questions posées par les professionnels de santé

  • Juridique / Business Conduct

  • Respecte les règles juridiques et Business Conduct de l’entreprise

Compétences

  • Compétences en logistique pharmaceutique, réglementation pharmaceutique et gestion de projets complexes

  • Expérience de coordination d'un centre, service client, ou distribution ou encore de projet autour d’un patient

  • Connaissance du marché pharmaceutique francophone et étranger (structure, organisation hospitalière...)

  • Connaissance et maitrise de l’outil EBS est un plus dont la gestion de prise de commande

  • Bonne analyse de chaque étape du processus de commande : s’inscrire dans une dimension répondant aux attentes du centre et de la BU Thérapie Cellulaire

  • Travail en collaboration et coordination : assurer un suivi et une démarche commune et structurée

  • Haut niveau de rigueur, d’exigence et d’attention aux détails

  • Niveau d’engagement et de responsabilité très élevé

  • Aptitudes exceptionnelles à résoudre les problèmes pharmaceutiques et logistiques dans des délais très courts et prendre des décisions

  • Aptitudes à trouver des solutions simples en interne et externe

  • Capacité à travailler en autonomie, à recueillir et prendre en compte les avis internes et externes

  • Rigueur dans les dossiers, les données

  • Facilité d’expression orale et écrite

  • Leadership, négociation, agilité et prise de décision

  • Orientation client/patient

  • Gestion des priorités en tenant compte des enjeux globaux et locaux : remonté des anomalies

  • Initiative, flexibilité et sens de la diplomatie

  • Capacité à travailler dans un environnement complexe et évolutif

  • Capacité à travailler à distance

  • Extrême confidentialité - Discrétion et respect des process

  • Proactivité

  • Adaptation et pragmatisme

  • Maîtrise de l’anglais pour interface régulier avec les interlocuteurs des différents sites de fabrication/qualité/transport

  • Disponibilité pour des déplacements ponctuels

  • Communication responsable (de nombreux écrits confidentiels)



Kite is a biopharmaceutical company engaged in the development of innovative cancer immunotherapies with a goal of providing rapid, long-term durable response and eliminating the burden of chronic care. The company is focused on chimeric antigen receptor (CAR) and T cell receptor (TCR) engineered cell therapies designed to empower the immune system's ability to recognize and kill tumors. Kite is based in Santa Monica, CA. For more information on Kite, please visit www.kitepharma.com. Sign up to follow @KitePharma on Twitter at www.twitter.com/kitepharma.

For jobs in France:

Conformément à la Loi « Informatique et Libertés » (06/01/78), nous vous informons du fait que les données personnelles renseignées pourront faire l'objet d'un traitement informatique par Gilead et pourront être transmises aux Organismes Sociaux. Par ailleurs, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des données vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit en contactant: [email protected]

Equal Employment Opportunity (EEO)

It is the policy of Gilead Sciences, Inc. and its subsidiaries and affiliates (collectively "Gilead" or the "Company") to recruit select and employ the most qualified persons available for positions throughout the Company. Except if otherwise provided by applicable law, all employment actions relating to issues such as compensation, benefits, transfers, layoffs, returns from layoffs, company-sponsored training, education assistance, social and recreational programs are administered on a non-discriminatory basis (i.e. without regard to protected characteristics or prohibited grounds, which may include an individual’s gender, race, color, national origin, ancestry, religion, creed, physical or mental disability, marital status, sexual orientation, medical condition, veteran status, and age, unless such protection is prohibited by federal, state, municipal, provincial, local or other applicable laws). Gilead also prohibits discrimination based on any other characteristics protected by applicable laws.

For Current Kite Pharma Employees and Contractors:

Please log onto your Internal Career Site to apply for this job.

Apply Now

Share this